EDI (Baca : PENJELASAN SAP ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI))melibatkan pertukaran dokumen secara langsung di antara komputer tanpa intervensi manusia, standar umum harus didefinisikan, menjelaskan data apa yang dipertukarkan untuk dokumen bisnis dan dalam format apa data dipresentasikan. Untuk alasan ini, ada beberapa standar EDI yang digunakan saat ini, seperti ANSI, EDIFACT, TRADACOMS, dan sebagainya. Setiap standar juga memiliki beberapa versi, seperti ANSI5010, EDIFACT version D12, dan sebagainya. Ketika dua bisnis setuju untuk bertukar dokumen menggunakan EDI, mereka setuju untuk menggunakan standar dan versi EDI yang spesifik.
PENJELASAN MENGGUNAKAN IDOCS DENGAN EDI PADA SISTEM SAP
Bisnis biasanya menggunakan program penerjemah untuk mengubah format internal perusahaan menjadi format khusus EDI sebelum bertukar dokumen. Misalnya, dalam sistem SAP, ketika sebuah dokumen aplikasi seperti pesanan pembelian dibuat, data disimpan dalam database dalam format SAP-spesifik (mis., Tanggal disimpan dalam format YYYYMMDD). Jika dokumen aplikasi ini perlu dikirim ke mitra bisnis, jika dokumen ini harus diubah terlebih dulu ke standar EDI yang disepakati. Mengkonversi dokumen ke standar EDI hanya menghasilkan cara lain untuk mewakili data yang sama. Namun, standar EDI terus berkembang, dan jika SAP memilih untuk melakukan tugas mengubah dokumen aplikasi menjadi standar EDI, SAP perlu terus memperbarui sistemnya setiap kali sebuah standar EDI berubah. Untuk menghindari masalah seperti itu, SAP telah mengalihkan terjemahannya ke vendor perangkat lunak pihak ketiga. Perangkat lunak penerjemah disebut subsistem EDI.
Menggunakan subsistem pihak ketiga memungkinkan SAP untuk tidak khawatir dengan standar EDI yang selalu berubah; Adalah tugas para vendor subsistem untuk memperbarui program terjemahan mereka agar tetap selaras dengan standar yang berubah. Namun, masih ada satu tantangan. SAP membutuhkan fleksibilitas untuk mengubah format internal dan dokumen aplikasinya sendiri. Jika subsistem bergantung pada data aplikasi SAP secara langsung, maka setiap kali SAP mengubah format aplikasinya, subsistem perlu diperbarui agar tetap sinkron dengan perubahannya. Untuk mengatasi tantangan tersebut, SAP menggunakan format IDoc. Ketika dokumen aplikasi dibuat di dalam sistem, sebuah IDoc dihasilkan berdasarkan dokumen aplikasi. IDoc adalah cara lain untuk merepresentasikan data yang sama. Subsistem menggunakan IDoc untuk konversi ke dokumen EDI. SAP menjamin bahwa tidak peduli bagaimana sebuah aplikasi berubah secara internal, subsistem selalu menerima data dalam format IDoc tetap. Hal ini memungkinkan SAP fleksibilitas untuk mengubah aplikasi internal tanpa perlu khawatir subsistem terpengaruh.
Peran subsistem adalah mengubah IDoc menjadi dokumen EDI dan mengirimkannya ke mitra bisnis. Demikian pula, ketika transmisi EDI diterima dari mitra bisnis, subsistem EDI menerjemahkan dokumen EDI menjadi IDoc. Pertukaran dokumen bisnis melibatkan proses keluar (Outbound Process), di mana dokumen dikirim dari sistem Anda ke sistem mitra bisnis, dan proses masuk (Inbound Process), di mana dokumen diterima dari mitra bisnis dan diposkan di sistem Anda.
Sekian penjelasan mengenai PENJELASAN MENGGUNAKAN IDOCS DENGAN EDI PADA SISTEM SAP , Semoga bermanfaat.
