Setelah proses produksi berjalan dan produk selesai dibuat, langkah selanjutnya yang tak kalah penting adalah memasukkan produk jadi tersebut ke dalam inventaris atau gudang. Proses ini dikenal sebagai penerimaan barang (goods receipt). Bagaimana penerimaan barang ini dilakukan dapat bervariasi tergantung pada konfigurasi sistem dan alur kerja produksi perusahaan Anda.
Secara umum, penerimaan barang dapat diproses melalui dua cara utama:
- Secara Manual (melalui Manajemen Inventaris): Dalam metode ini, staf gudang secara fisik menerima barang yang telah selesai diproduksi dan mencatatnya ke dalam sistem inventaris menggunakan modul manajemen inventaris.
- Secara Otomatis (selama Konfirmasi Produksi): Beberapa sistem memungkinkan penerimaan barang terjadi secara otomatis saat Anda mengkonfirmasi penyelesaian tahapan produksi tertentu. Hal ini sangat bergantung pada kunci kontrol (control key) yang ditetapkan untuk setiap operasi dalam proses produksi.
Mari kita tinjau kembali contoh sebelumnya:
Anda telah berhasil menyelesaikan dan mengkonfirmasi hasil produksi (yield) serta mencatat sisa bahan atau produk cacat (scrap) – Lihat Memulai Produksi yang Efisien: Pengendalian Biaya Manufaktur (Studi Kasus Alur Kerja Produksi) pada ERP SAP. Namun, dalam konfigurasi sistem Anda, kunci kontrol untuk operasi yang telah dikonfirmasi tersebut tidak secara otomatis memicu penerimaan barang. Oleh karena itu, dalam skenario ini, Anda perlu melakukan penerimaan barang secara manual.
Penting untuk dicatat bahwa hanya kuantitas hasil produksi (yield) yang telah dikonfirmasi pada operasi terakhiryang akan dicatat sebagai penerimaan barang. Ini berarti, produk yang benar-benar selesai dan siap untuk dijual atau digunakan dalam proses selanjutnya yang akan dimasukkan ke dalam inventaris.
Saat Anda melakukan penerimaan barang, sistem akan membandingkan jumlah barang yang diterima dengan kuantitas target (target quantities) yang diharapkan. Jika terdapat perbedaan antara jumlah yang diterima dengan target, sistem akan mencatat selisih kuantitas (quantity variances). Selisih ini akan menjadi perhatian penting dalam perhitungan varians biaya produksi yang akan dilakukan di akhir periode. Analisis varians ini membantu Anda memahami penyebab perbedaan antara biaya yang direncanakan dan biaya aktual.
Tujuan utama dari penerimaan barang adalah untuk:
- Memperbarui Catatan Inventaris: Memastikan bahwa jumlah stok produk jadi yang tercatat dalam sistem akurat dan sesuai dengan jumlah fisik di gudang.
- Memulai Proses Selanjutnya: Setelah barang diterima, mereka siap untuk dipindahkan ke penyimpanan, dikirim ke pelanggan, atau digunakan dalam tahapan produksi berikutnya.
- Mengakui Penyelesaian Produksi: Penerimaan barang menandai secara formal penyelesaian suatu siklus produksi untuk sejumlah unit produk.
Dalam konteks pengendalian biaya produksi, penerimaan barang memiliki implikasi finansial yang penting:
Dengan melakukan penerimaan barang, Anda secara efektif mengkredit pengumpul biaya produk (credit the product cost collector). Ini berarti, nilai biaya produksi yang telah terakumulasi pada pengumpul biaya produk untuk sejumlah unit yang telah selesai dipindahkan ke inventaris. Proses ini mencerminkan bahwa produk telah selesai dan biayanya telah dialokasikan ke persediaan barang jadi.
Kesimpulannya:
Penerimaan barang, baik manual maupun otomatis, adalah langkah krusial dalam alur kerja manufaktur. Memastikan proses ini dilakukan dengan akurat dan tepat waktu tidak hanya penting untuk manajemen inventaris yang efektif, tetapi juga untuk keakuratan data biaya produksi dan analisis varians yang akan membantu Anda mengoptimalkan kinerja bisnis Anda.
